• 三十七计 策中之策
大型活动策划和组织的关键环节

策划、筹备和组织大型会议、活动,是所有企业以及组织经常都会遇到的一项工作,往往具有重要的公关意义和极高的社会关注度。大型活动是一项系统工程,其中,精心的策划和科学的组织是应重点把握的关键环节。

  精心策划

  策划是为了完成既定目标,解决特定问题,借助科学方法和艺术手段构思、设计、制定工作方案的过程。做好大型活动需考虑如下策划工作:

  一是挖掘深刻的文化内涵。企业参与的大型活动除了展示企业形象、倡导模范行为之外,往往还有传递思想、互动沟通等深刻的文化内涵。

  二是搭建丰满的主题框架。大型活动的主题和内涵确定后,策划者需要构建合理、可行的活动单元作为主题的表现手段。大型活动在强调活动整体性的同时,必须高度重视不同的活动单元间架结构的合理性及过渡空间的可通过性。

        三是构思新颖的活动创意。独特的创意往往能深刻表现特定的内涵,越是宏大的内涵越需要通过完整的创意规划和细腻的创意题材体现出来。当然,锐意创新不等于放任冒险,企业主办参与的大型活动求新求变的前提是安全、平稳、顺利。

  四是勾勒完美的组织细节。成功的策划就像是精湛的雕刻,既要注重整体的把握,更要抓住枝叶的塑造。细节所勾画出的细腻与精致,往往能够让人在感受大型活动浓厚氛围的同时,引导人去关注活动中的细微之处,从而给人留下更加难忘的印象。



  科学组织


  组织工作是大型活动的主干,组织越科学,内容越精彩。按进程,大型活动的组织可分为不同阶段,各个阶段之间互相支撑又共同作用。

        一是充分的可行性研究阶段。举办大型活动,必须考虑活动是否有必要举办、举办能否成功、举办后能否取得预期效果。要预先对活动能否安全稳妥举办并实现预期效果进行详细的研究,以确保大型活动决策的正确。同时要重视对活动实施后的政治舆论、社会影响、经济效益的科学预测和效果评估。

  二是严格的审查批准阶段。大型活动举办前需要取得公安、文化等部门的行政许可。多数情况下,由于需要设置户外大型广告、搭建大会展台及布线等,又涉及市政市容、安全生产、消防等部门的职能,事前要把活动现场的效果图、平面图、电路图等递交有关部门审查和批准,建设过程中还需要这些部门进行安全检查等。

  三是紧凑的进程控制阶段。要控制好活动的开幕、闭幕以及各个环节的衔接点这些节点。首先是开幕、闭幕时机选择要慎重。尤其是党政机关主办参与的大型活动项目,由于牵涉面广、意义重大,必须选择一个好的时机来举办。其次要有完整的项目进程计划。包括总体计划、分项计划和滚动计划等内容。

        四是周密的组织协调阶段。大型活动是复杂的开放型系统,诸多活动板块和环节会产生不特定的沟通对象,每个对象都要采用相应的方式与之进行有效沟通。既要有召开协调会议形成的书面文件、会议纪要等正式沟通,也要有口头表达、邮件联络、电话、短信等即时沟通,以确保沟通的有效性。

  五是稳妥的风险控制和应急管理。在某种程度上,活动进程控制得好不好,活动策划得是否周密,关键在于能否通过对活动中发生意外的概率分析,制定完备的应急预案,以防止意外的发生。要牢固树立“零风险”理念,消除一切可以消除的苗头和隐患,并制定预防可能风险的工作方案。

 

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